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雑記

その合意、本当にそれでいいんですか?合意形成プロセスを考える

投稿日:

会議などの話し合いの場での決定事項がどうもしっくりこない、納得できないということは少なくありません。
その会議にはちゃんと自分も参加して、合意に至ったにもかかわらず。しかしそのようなことは日常的にもよく起こりうることです。なぜそうなってしまうのでしょうか。

先日、そんなテーマでのワークショップに参加してきました。
恒例のならいろ勉強会(奈良県を拠点とするWEBマーケティング会社アンシャンテさん主催)です。

ならいろ勉強会

講師は4C2U Inc.の山下啓介さん。主にECサイトの業務改善のコンサルタントをされているそうです。他の用があり遅刻してしまったため、最初の方の自己紹介の部分を少ししかお聞きすることが出来ませんでしたが、けっこうおちゃめな方のようです。

 

ワークショップ・合意形成ゲーム「サバイバル」

3つのチームに分けられた私たちに配られたのは、6つの質問にそれぞれ3つずつの選択肢が書かれた問題用紙と、一覧表のようにチーム全員の答えが書き込める回答用紙でした。問題用紙には、サバイバルをするときの行動についての質問と、もっともらしい選択肢が用意されていました。

振り分けられたチームのメンバーがサバイバルの行動を共にすると仮定し、まずは自分自身で問題を解いていきます。

合意形成シミュレーション

「このようなシチュエーションの場合に注意しなければいけないことは次の3つのうちどれか」
というような質問が全部で6問。どの選択肢も、いかにもそれらしい選択肢でしたが、自分なりの回答をチョイス。それぞれに選んだ理由も書いていきます。

次に、チーム4人で回答を見せ合い、話し合いながら、チームとしての最終回答を導き出していきます。

制限時間を気にしながら、「私はこう思ったけど…」「これはまずいんじゃないですか」などと言いながら何とか時間内に全員の意見がまとまりました。

 

まず合意ありきの話し合いで正解率2割以下

答え合わせの時間となりました。
3チームのうち1チームは何と1問目で紛糾してタイムアップ。講師の山下さんも、「何度かこのワークショップをやってきたがタイムアップは初めて」とのことでした。そこまでもめる理由ってなんだろうと思いながら答え合わせに移ります。

ところが答え合わせが始まると、私たちのチームの答えは全然正解していないのです!チームで話し合って決めた最終回答の正解は6問中たったの1問でした。正解率は2割以下です。
チームの中には6問中4問も正解していた人がいたのに、その答えはグループ内の最終回答としては採用されていませんでした。

2014-07-31 00.00.03

なぜそんなことになったのでしょう。

これは私の主観ですが、私たちのチームは「まず合意ありき」で話し合いが進んだような印象がありました。
後から考えれば、できるだけ対立を避け、それでも時間内に答えを出せるように気を配っていたように思います。その答えが正しいかどうかの主張よりも、誰の意見を尊重するか、どこを落とし所にするかというような場当たり的な着地点を探していたような感じです。

特に、話し合いをリードしていた人の意見が主に採用されたという面もありました。4問正解していた人が控えめで温和な人だったこともあって彼の意見は採用されなかったのです。

 

あんな場合やこんな場合は?前提条件で紛糾

一方、1問目でタイムアップになったチームのお話。

後の懇親会で伺ったところによると、そのチームは1問目の漠然とした質問内容について、

「こんな場合だったらaだけど、こういう場合だったらbなんじゃないの」
「じゃあ、こういうことがあったら当てはまらないんじゃないの」

というように、質問内容に対する前提条件の部分で紛糾していたと聞きました。

それを聞いて、私たちのチームは質問の前提条件についてのすり合わせをほとんど行わなかったことに気が付きました。目の前にある問いの答えだけにとらわれ、その背景や周囲を見渡すことを怠っていたのです。

前提とする条件を確認していなければ、話し合い同意したつもりでいても全くかみ合っていなかったかもしれません。丸い形について話をしているものの、その丸が大きかったり小さかったり、楕円だったり、赤かったり黄色だったり、全く違うものだったとしても気づいていなかったのです。

これがもし、仕事だったら。
スピーディーに合意には至ったものの「そういうつもりではなかった」「そんなことは言っていなかった」というような不満が後になってから色々と噴出してくるに違いありません。

しかし、
「もっと前提条件の部分をしっかりと話し合う必要があるんですね。」と講師の山下さんに問いかけたところ、

「確かにそうなんですが、実際の業務ではいつまでにこれだけのことを決めなければいけないというように、スピードも求められます。特に重要な決定ほど与えられている時間が少なかったりするんですよね。」とおっしゃっていました。

確かに間に合わなかった、では済まないこともあるでしょう。間違いだったとしても何らかの方向性を決めて動き出さなければいけないこともあるに違いありません。要はバランスということなのでしょう。

 

日ごろのコミュニケーションがものを言う

山下さんによると、業務上何らかの合意をして、GOサインが出たはずなのになぜか上手く進まない。そんな時は、合意を形成した時にちゃんと納得していないことが多いのだそうです。

「みんなが言うから、そうなのかな、と思って」
「違うと思ったけれど場の雰囲気を壊すのも嫌だし」
「自分は少数意見だし」

実際の仕事の場面で、納得できない意見に対してなんとなく腑に落ちないまま賛成していることは少なくないでしょう。
全員の意見が心から一致することなどめったにないことでしょうが、自分の意見と違ったとしても納得してから合意するのと、うやむやなまま合意するのとではその先の展開は変わっていくでしょう。

業務改善のコンサルティングを行うときに「結局、一番問題なのはコミュニケーション不足」という場合が少なくない、とおっしゃっていました。

従業員に改善してほしい点をヒアリングしても「別になにもありません」と言う。でも実際どうなのかというと、何もないわけではなく、コミュニケーションがしっかり取れてくるうちに色々と出てくるのだそうです。

コミュニケーション

山下さんは、会議室に集まってする会議だけが会議ではないと言います。ちょっと立ち話でもマメに話し合うことで合意形成は出来てくる。会議の場だけで合意を取ろうとは思わないほうがいいとのことでした。

余談ですが、山下さんご自身が昔ECサイトの店長をなさっていた時代には、トイレに行きたくなくても定期的にトイレに立って、あたかも通りかかったついでを装って従業員の方に声をかけたりしていたそうです。(わざわざ話しかけに行くと構えられてしまうから、だそうです)

やはり大事なことはコミュニケーションということですね。

 

#そんなことを考えると、日本の根回し文化って合理的なのかも、と思ったり。

-雑記

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